AIにメール作成を任せたら、気持ちと時間に余白ができた話
こんにちは、KOです。
今日は「メール、AIに任せるとめちゃくちゃラクになるよ」という話をしようと思います。
仕事でもプライベートでも、私たちは毎日いくつものメールやメッセージをやり取りしていますよね。特にビジネスメールって、「丁寧さ」や「文法の正しさ」「伝え方のバランス」など、気にするポイントが多くて、思った以上に時間がかかるものです。
私は現在、フリーランスとしていくつかの副業を掛け持ちしているのですが、最初の頃はクライアントとのやり取りにめちゃくちゃ神経を使っていました。たとえば、初めての案件依頼に対しての返信。どこまで丁寧にすればいい？あんまり硬すぎても変だし…と悩みながら、1通書くのに30分以上かかっていたことも。
そんなある日、ふと「これ、AIに聞いてみたらどうなるんだろう？」と思って、ChatGPTに頼んでみたんです。
AIに頼んだら、秒でメールが完成した
例えばこんな風に聞いてみました。
「クライアントから初回の仕事依頼が来ました。感謝の気持ちを伝えつつ、スケジュール調整をお願いしたい。ビジネスメール風で、丁寧な文にして」
すると、わずか数秒でしっかりした文面が出てきました。
件名：お仕事のご依頼、誠にありがとうございます
本文：
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇のKOです。
このたびは、お仕事のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
ご提案いただいた内容を拝見し、ぜひ取り組ませていただければと存じます。
ただ、スケジュールについて一点ご相談がございます。
～以下略～
…え、完璧すぎない？
って正直ちょっと悔しくなるくらいの完成度（笑）。
しかもこちらの要望をちゃんと汲んで、柔らかすぎず硬すぎずのちょうどいい文調。
ここで、「これは使えるぞ」と確信したんです。
今はこんなふうに活用しています
いまの私のメール作成の流れは、こんな感じです：
- 伝えたいことをざっくりメモ（例：「納期を2日延ばしてほしい」「支払いの確認」など）
- ChatGPTに「この内容でビジネスメールを作って」と依頼
- 出てきた文を自分らしく調整して送信
特に効果を実感しているのは、「謝罪」「交渉」「提案」といった、言葉選びに気を使うシーン。
自分ひとりで考えていると、「言い回しが強すぎないかな？」「回りくどくないかな？」と悩んでしまうところを、AIが程よく中和してくれるんです。
工夫しているポイント
より自分らしい、伝わるメールにするために、私はこんな工夫をしています：
- 相手の立場を明記して伝える
→「初対面のクライアント」「長年お付き合いのある取引先」などを指定すると、文体も自然に調整されます。 - 過去のメールを一部コピペして「こんな感じで」と伝える
→AIが文体を学習してくれるので、「いつもの自分らしい雰囲気」に近づけられます。 - 「ちょっとフレンドリーに」「硬めでフォーマルに」などのトーン指定
→雰囲気の微調整ができるので、場面に合わせた文が作りやすいです。
メールにかかる時間が1/5に。精神的にもゆとりができた
AIを使う前は、丁寧に書こうとすればするほど時間がかかり、時には気疲れしてしまうこともありました。
でも今では、1通のメールにかかる時間は30分 → 約5分に。
さらに、「失礼だったらどうしよう」「伝わらなかったらどうしよう」という不安も減り、心に余裕ができました。
この“時間と気持ちのゆとり”ができたことで、他の仕事に集中できたり、新しい提案を考える余裕も生まれたんです。結果として、副業の成果や収入も自然と上がってきました。
まとめ：AIは「もう1人の自分」みたいな存在
今や私にとってAIは、まるで「メール担当の秘書」のような存在。
ちゃんと下書きを作ってくれて、私が最後に確認するだけ。もちろん、すべてを任せるわけではなく、“一緒に作っていく感覚”です。
人との関係性を大事にしたいからこそ、言葉選びには気を使います。だから、AIという少し冷静な相棒と一緒に考えることで、より伝わるメールが書けるようになったのかもしれません。
あなたは、どんなタスクをAIに任せたい？
「メール＝自分で書くもの」と思っていた頃は、手放すなんて考えられませんでした。でも、実際にやってみると、“自分の言葉を代弁してくれる存在”として、とても頼もしい存在になります。
もしあなたも「メール苦手かも」「時間かかるなぁ」と感じていたら、一度AIに相談してみてください。
もしかすると、思いがけない形で、あなたの“時間と心の余裕”が生まれるかもしれません。
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